テレワークの業務効率化・時短におすすめの厳選ツール6選を紹介！

コロナ禍によって多くの企業ではテレワークが浸透しています。テレワークの浸透に伴い、どのように業務効率化すればよいのかと悩んでいる人も多いでしょう。

業務効率化を行えば、少ない労働時間で大きなアウトプットを生み出せます。

今回の記事では、「テレワークで業務効率化するコツ」「メリット」「業務効率化のためのツール」について解説。業務効率化すれば、今までよりスムーズかつ快適に仕事をすることができます。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務から「無理」「ムラ」「無駄」を省いて効率化することです。業務を効率化すれば生産性が向上します。
生産性が向上することで、同じ従業員数で労働時間を減らしたり仕事量を増やしたりできます。企業や個人にとって、業務効率化のメリットは計り知れません。コロナ禍でテレワークが浸透し、多くの業務を自宅で行うようになりました。現在、テレワークでどのように業務効率化するかに注目が集まっています。

テレワークで業務効率化・時短を実現するメリット

テレワークで業務効率化・時短を実現するメリットについて解説します。
業務効率化・時短をするメリットは以下の通りです。

メリット1. 時間コストの削減

テレワークで業務効率化・時短を行えば、時間コストの削減が可能です。
仕事にかかる時間は立派なコストです。時間コストを削減できれば、自由時間や1日にアウトプットできる仕事量が増えます。また、自動化やツールの利用によって負担の軽減につながります。

メリット2. モチベーションの向上

業務効率化・時短を実現すると、モチベーションの向上につながります。
非効率的に業務をこなしていると、さまざまな作業が発生します。それらの非効率的な作業は、モチベーションを大きく損なう可能性が高いです。
しかし、業務効率化で労働時間を短縮できればモチベーションを向上させられます。

メリット3. 生産性の向上

業務効率化は生産性向上につながります。
生産性とは「生産性=アウトプット/インプット」という式で計算されます。インプットは労働時間や労働力で、アウトプットはその労働時間や労働力で生産された付加価値です。

生産性を向上させるためにはインプットを少なくするか、アウトプットである付加価値を高めるしかありません。業務効率化は、労働時間を短縮してインプットを減少させることで生産性を高めます。

生産性が向上すると、同じ仕事量をより短い時間でこなすことができます。業務効率化で生まれた自由時間を学習や投資に費やすことで、さらなる生産性向上を見込むことが可能です。

業務効率化をするコツやポイント

業務効率化のコツやポイントは以下の通りです。

それぞれの内容についてわかりやすく解説します。

1. 仕事をリスト化して優先順位を決定

やるべき仕事をリスト化して優先順位をつけましょう。
多くの人は複数の業務を並行して行っています。そのため、自分の記憶力だけで仕事の納期やスケジュールを管理しきれるとは限りません。

タスク管理ツールを使って仕事をリスト化・見える化することで、それぞれの仕事のスケジュールや納期が明確になります。くわえて、優先順位をつけることで1つの仕事に集中して取り組
めます。
なお、仕事の優先順位を決める場合は、以下のマトリクスを参考にするのがおすすめです。

2.完璧にこだわりすぎない

業務効率化のコツは完璧にこだわりすぎないことです。

たとえば、クオリティを求めすぎるあまり納期を過ぎてしまっては意味がありません。70点を取ることは簡単ですが、100点を取るのは非常に困難です。また、70点の仕事を100点にしても、1.5倍の利益が上がることはほとんどありません。

業務効率化のためには完璧を求めすぎず、ある程度のクオリティで妥協することも必要です。

3.わからないことはすぐに調べる・人に聞く

わからないことは、すぐに調べるか人に聞きましょう。

わからないまま間違ったやり方で仕事を進めると、最初からやり直しといった事態になりかね
ません。最初にわからないことを調べたり、聞いたりすることでやり直しのリスクを防げます。

人に教えてもらったときは、メモを取るなどして記憶に定着させましょう。メモは紙ではなく、ア
プリやツールがおすすめです。メモしておいたことを後で見返したり、検索して思い出したりす
ることができるからです。

4.時間帯で仕事内容を変える

時間帯で仕事内容を変えると、集中力が増して業務が効率よく進みます。

人間は朝起きてからの3時間がゴールデンタイムであり、もっとも効率よく脳が働く時間帯です。そのため、午前中に創造性や集中力の必要な仕事を割り当てましょう。

反対に午後からはルーティンワークなど、あまり考えずに済む仕事を割り当てると効率がアップします。ほかにも、明日のスケジュールを組んだり、メールの返信をしたりするのがおすすめです。

脳の働きに合わせて仕事内容を変えることで、効率的に仕事を行えます。

5.無駄な会議はしない

無駄な会議は極力、行わないようにしましょう。

建設的な意思決定をするために、参加者が意見を言える場を設けることが会議の役割です。
しかし、パーソル総合研究所の調査によれば、無駄だと感じる会議の割合は4分の1にも上ります。

会議に費やす時間は1週間あたり会社員が3.1時間、係長が6時間、部長が8.6時間です。会議の平均時間は1時間になるとの調査もあります。無駄な会議を省くことで時間コストを削減できます。

テレワークで業務効率化・時短を実現するツール6選

テレワークでは業務効率化をするコツを身に付けるとともに、便利なツールを利用することで時短が実現できます。今回紹介するのは、テレワークでとても便利な6つのツールです。

Trello（トレロ） | タスク管理ツール

Trello（トレロ）は、煩雑なタスク管理を簡単にして見える化するツールです。

タスクは進捗状況によって入れ替えや変更、中止などが発生します。スケジュール帳だと削除や記入を繰り返さなければなりませんが、Trelloなら付箋を貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理が可能です。

使い方は以下の通りです。

Trello公式サイト

Zoom | オンライン会議に最適

Zoomはオンライン会議を行えるWeb会議ツールです。

ほかのWeb会議ツールとは異なり、事前準備なしにURLを共有するだけで会議にだれでも参加できます。また、接続環境が安定しており、ストレスなくWeb会議を行うことが可能です。

そのほかにも、メンバー同士で画面を共有することで会議をスムーズに進められます。背景設定が豊富なため、自宅からでもWeb会議に気軽にアクセスできます。

すべての会議は暗号化されるため、セキュリティ面でも安心です。プランによっては最大1,000人が参加でき、49人分の映像を画面に表示できます。

Zoom公式サイト

Toggl | 作業時間を見える化

テレワークで時間を計測するなら、時間計測ツール「Toggl」がおすすめです。

Togglは非常にシンプルなツールで、今やっているタスクの名前を入力してスタートボタンを押すだけで時間が計れます。タスクは名前のほかにカテゴリやタグを設定できるので、タスク内容や重要度、クライアントによって分類することも可能です。

作業時間の計測をTogglに任せると、時間を気にする必要がなくなり集中力が高まります。カレンダーとの連携もできるため、後で作業量などのデータを振り返ることができます。

現在はまだ日本語に対応していません。しかし、使い方がシンプルですのでだれでも簡単に使えます。

Toggl公式サイト

Googleドライブ | どのデバイスからでもファイルを操作

Googleドライブは、Google社が提供しているオンラインストレージです。

文章や画像、Excelシートなどさまざまなファイルをクラウド上で保存・編集できます。現在では、Microsoft Officeの代わりにGoogleドライブを利用する人も多いです。編集・保存したファイルは複数人で共有し、修正やコメントができます。

Googleアカウントさえあれば、だれでも簡単に利用できる導入ハードルの低さもメリットの1つです。

無料プランでは15GBまでしか容量が使えませんが、有料プランに切り替えることで容量を増やせます。Microsoft Officeとの互換性があり、ビジネスシーンやテレワークでとても便利なツールの1つです。

Googleドライブ公式サイト

Chatwork | ビジネスチャットの決定版

Chatworkは日本のChatwork社が提供するビジネスチャットで、多くの企業が導入しているツ
ールです。

シンプルな使いやすさが特徴で、過去ログを簡単に参照できるためメールよりスムーズにや
りとりができます。また、発生したタスクをタスク化しておけるので、共有漏れが発生しにくい
点もメリットです。

ほかにも、やりとりする相手ごとに画面が遷移するため、メールのように煩雑な整理が必要あ
りません。迷惑メールも届かないので、メッセージだけに集中できます。
日本人向けの使い勝手のよいビジネスチャットなら、Chatworkがおすすめです。

Chatwork公式サイト

Slack | 無料で高い性能を誇る

Slackは、テレワークでの業務効率化に役立つビジネスチャットツールです。
検索機能が充実しているため、情報量が多くてもすぐに目的の情報を見つけられます。チャンネル機能により、限られた複数のメンバーへの情報伝達をスムーズに行えます。

くわえて、リマインダー機能を備えておりスケジュール管理も簡単です。リマインダーは自分以外の相手にも設定できます。
拡張機能が充実しており、ほかのアプリとの連携も可能です。連携できる主なアプリは以下の通りです。

Slack公式サイト

テレワークではセキュリティにも気を配ろう

テレワークでは業務効率化・時短だけでなく、セキュリティにも気を配りましょう。

万が一セキュリティトラブルが発生し、個人情報や大切なデータが漏洩すると大変です。データ漏洩の原因の調査やセキュリティの強化、セキュリティマニュアルの遵守などを求められ、かえって作業効率が落ちることになりかねません。

セキュリティトラブルが発生すると、解決のために多大な労力が必要とされます。

そういった事態にならないためには、セキュリティに普段から気を配りましょう。安全にテレワークをするなら、VPNを導入するのがおすすめです。

セキュリティ向上にはコスパ抜群！NordVPNがおすすめ！

項目	内容
料金	2年間プラン：480円/月 1年間プラン：580円/月 1ヶ月間プラン：1,550円/月
サーバー数/国数	5600/60
ノーログポリシー	○
通信速度	○
サポート体制	日本語サポート

NordVPNは、高いセキュリティとリーズナブルな料金でコストパフォーマンス抜群です。

料金は月額480円からとなっており、日本語対応のVPNの中ではトップクラスの安さです。脅威対策機能を搭載しており、VPNに接続しなくてもデバイスをマルウェアやトラッカーから守ります。

アメリカ政府も採用している強力な暗号化技術で、安全に通信することが可能です。6台同時にVPN接続できるため、複数デバイスを使用している人も安心して利用できます。通信速度はVPNの中でもトップクラスで、ストレスなくテレワークを行えます。

万が一のセキュリティリスクに備え、安全な通信を行うならNordVPNがおすすめです。

NordVPN

まとめ

業務効率化とは、「無理・ムラ・無駄」を省いて仕事を効率化することです。業務効率化を行えば時間コストを削減でき、生産性の向上が見込めます。

テレワークで業務効率化を行うには、業務効率化のコツを知るとともに便利なツールを導入
するのがおすすめです。仕事内容に合ったツールを導入すれば、タスク管理や時間管理が自
動化されてスムーズに業務を行えます。

業務効率化とともに、セキュリティにも気を配りましょう。普段からVPNなどのセキュリティツー
ルを導入しておけば、安心・安全にテレワークを行えます。