メール添付ファイルを既存のSharepointのファイルに上書き保存する！

▲こんな感じのダミーデータを用意しました。前述のとおりテーブル化しました。テーブル化するとテーブルスタイルが自動適用されるので上図のようにテーブル領域のデザインが変化します。

ファイル名は「上書き.xlsx」としました。

作成したExcelをSharepoint Onlineにアップロードして保存します。（今回わたしはローカルpcでExcelを作成してからSharepoint Onlineにアップロードしていますが、もちろんSharepoint Online上に最初からExcelを作り始めても大丈夫です。その場合はアップロードする手間がなくなりますね。）

▲データソースとなるExcelファイルのメニューアイコンをクリック＞「その他」＞「チェックアウト」をクリックします。ここでは「上書き.xlsx」というExcelファイルをチェックアウトしています。

▲チェックアウト状態のファイルには上図のように赤いアイコンがつきますのでこのアイコンを目安にして設定の有無を確認すると良いかと思います。

読み込む側のExcelの保存場所はローカルPCでも、SPO上でもどこでもいいかと思いますが今回はSPO上に保存しました。

▲「データの取得」をクリックします。

▲「データの取り込み」画面でSharepoint サイトのURLを張り付けます。そして「開く」ボタンを押します。

▲サイトのドキュメントライブラリが表示されます。フォルダ階層をたどって対象のExcelファイルをたどって探しましょう。

▲目的のExcelファイルを見つけたらクリックして選択状態にして、ウィンドウ右下の「インポート」をクリックします。

▲図のような「ナビゲーター」画面が開きます。テーブルを選択して「読み込み」ボタンをクリックします。必要があれば読み込み前にデータの変換を行ってください。（データ変換はあとからでもできます。）

▲データの取り込みが完了しました。

https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp

わたしの環境ではPower Automateの「試験的な機能」を有効化しています。関数の入力が楽になるので有効化することをおすすめします。今回解説に使用している画面図も「試験的な機能」を有効化しているときの画面です。有効化していない場合若干見た目が異なるかもしれません。

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▲左側メニューの「＋作成」をクリックして「自動化したクラウドフロー」を選択します。

▲「新しいメールが届いたとき（v3）」をトリガーにします。「メール」で検索すると見つけやすいです。フロー名を付けて「作成」ボタンをクリックします。

▲「新しいメールが届いたとき（V3）」の設定を開いて、必要な設定を入力します。

「上書きメール」という件名のメールでなおかつ「添付ファイルが付いているとき」だけフローを実行したいので上記のように設定しました。

▲「組み込み」グループの中の「変数」コネクタの中の「変数を初期化する」アクションを追加してパラメータを入力します。

じょじお

この変数アクションに入れている値は、「添付ファイルの個数」です。

length関数に「添付ファイル」という動的な値を引数として渡すと添付ファイルの数を調べることができます。メールに添付ファイルが4個ついていたら、この変数には4という数字が入ります。何故添付ファイルの数を調べているかというと今回のフローは添付ファイルが1個の時だけ処理を完了させたいからです。

length関数とは？

length関数の入力の仕方

length関数の入力の仕方

▲「値」の入力欄をクリックしてフォーカスした状態にします。すると「fx」という関数入力アイコンが表示される（②）のでクリックします。

▲キーボードを半角モードにして「le」と入力すると「length」関数がサジェストされるので選択してエンターキーを押します。

▲①length()の()部分を手入力して()の中にカーソルを合わせます。②かっこの中には「添付ファイル」という動的な値を入れたいので動的な値の検索ボックスに「添付ファイル」と入力して③みつけたらクリックします。

▲以上の操作で関数式が完成しましたので、関数入力の画面を右上の×ボタンで閉じます。

▲関数式を挿入できました。

関数は必ず上図のようにfxアイコンとして認識されているか確認してくださいね。fxアイコンにならずにただのテキストの表示になっている場合タイプミスなどで構文エラーが起きている可能性があります。初心者の方がよくつまずくところですので注意してください。そうなってたら入力をやり直してください。コツとしてはなるべくキーを手打ちせずにマウスクリックだけで進めると良いです。

▲「組み込み」グループの中の「コントロール」コネクタの中の「条件」アクションを追加します。

左辺に入力しているのは、numberOfAttachments変数ですね。numberOfAttachmentsの値が1だったら（つまり添付ファイルの数が1つだったら）Trueの方の処理を実行します。

じょじお

このアクションを追加することで「はい」と「いいえ」に処理を条件分岐させることができます。

ぽこがみさま

添付ファイルが1個のときは「はい」の処理、2個以上の時は「いいえ」の処理が実行されるよ。

※添付ファイルが0個のときはそもそもトリガー起動条件を満たしていないのでフローが起動しません。

▲「Sharepoint Online 」コネクタの中の「ファイルのコピー」アクションを追加します。

じょじお

このアクションで上書きの前にバックアップ用にコピーをとってます。

▲Apply to eachの入力値に、動的な値「添付ファイル」を入力します。

▲先程追加したApply to eachループの中にアクションを追加します。「Sharepoint Online」コネクタの中の「ファイルの作成」アクションを追加します。

じょじお

既存のSharepoint Online上のファイルに上書き保存するには、既存のファイルと同じ名前（同じフルパス）で保存するだけです。ファイルの保存には「ファイルの作成」アクションを使います。

▲「teams」コネクタの中の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加します。このアクションは「Apply to each」の外側に追加します。

じょじお

ファイルが更新されたことがわかるようにTeamsでメッセージ通知します。

▲「teams」コネクタの中の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加します。

じょじお

「いいえ」の方に処理が流れてきたら、添付ファイルの個数が想定外ということなので、メールの再送などをしてもらう必要があると思うので相応の対応ができるように担当者に通知をしてあげるようにしました。

Power automate のトリガー条件のとおりメールを送信しましょう！

データソースが更新されたことがわかるように、もともとデータソースのデータ行数10あったところを5行たして15行に更新してからメール送信します。

メールを送信すると、フローが実行され、フローに追加したTeamsアクションによってTeamsに通知が来るはずなので待ちます。1分程度かかるかと思います。

▲データソースが更新されたはずなので、取り込む側のExcelを開いて更新してみます。

• 「データ」タブ＞「すべて更新」をクリックします。

▲もともと10件だったデータが15件に更新されました。

じょじお

以上、問題がなさそうなので作業完了です。ありがとうございます。